Externaliser le suivi de sa clientèle

 

 

Dans mon précédent article, je vous ai parlé de la prospection commerciale.

Grace à cette prospection vous avez récupéré des clients, des prospects.

Vous leur avez présenté un devis, une offre commerciale, une estimation.

 Vous ne devez pas vous arrêter à cette étape, il va falloir suivre ces clients, ne pas les abandonner.

 De nombreux dirigeants m’expliquent que par manque de temps, ils excluent cette étape de leur planning.

Alors pourquoi pas « externaliser le suivi de votre clientèle »

Pourquoi est-il important de bien suivre ses clients ?

Après avoir présenté un devis, une estimation, il va être important d’accompagner vos clients, vos prospects tout au long du processus de vente.

Bien suivre vos  clients  vous permettra de:

  • Montrer votre professionnalisme
  • Donner de l’importance aux clients 
  • Les rassurer
  • Qualifier chaque client dans votre CRM
  • Suivre vos règlements
  • Et surtout  fidéliser vos clients

Les clients aiment être relancés après un devis, une estimation, ils apprécient l’intérêt que vous portez à leur demande.

Après la facturation le suivi des clients est primordial, tout règlements ayant pris du retard doit être réclamés.

Un appel téléphonique pour rappeler l’oubli au client est nécessaire dans un premier temps.

Pourquoi externaliser le suivi clientèle à une assistante indépendante?

Le suivi des clients est une tâche longue,  que les dirigeants n’ont pas spécialement le temps de gérer.

Rappeler les clients prend du temps, il faut parfois rappeler plusieurs fois avant d’avoir le client.

Cela demande de l’organisation, une assistante commerciale indépendante se consacrera entièrement à cette tâche.

Elle organisera les relances, téléphonera aux heures ou les clients sont susceptibles de décrocher.

Relancera le client par mail, par courrier si nécessaire. 

Dans votre CRM vous pourrez laisser le maximum d’information, à votre assistante sur les clients .

Elle fera de même en vous détaillant brièvement ses entretiens téléphoniques.

Elle suivra votre client du début de la vente à la fin, elle pourra même prendre des nouvelles de temps en temps pour le fidéliser.

 

« Le suivi de vos clients est très important pour le développement de votre activité » 

Comment va travailler votre assistante indépendante

Il y a différent type de suivi clientèle que votre assistante freelance va pouvoir effectuer.

Si vous recevez régulièrement des demandes de devis , elle va pouvoir dans un premier temps contacter les clients et prendre vos rendez-vous.

En suivant, elle pourra relancer tous les devis.

Si vous êtes une petite agence immobilière votre assistante indépendante pourra appeler les prospects après une estimation.

Elle pourra également appeler les acquéreurs pour connaitre leur recherche et la qualifier.

Elle pourra programmer des relances régulières, pour suivre le projet de vos prospects qui repoussent souvent la vente de leur bien, ou qui modifient leurs critères de recherche.

Tous les appels qu’elle va passer à vos clients seront enregistrés dans votre CRM, elle vous notera toutes les informations nécessaires au suivi de vos clients.

Vous recevez peut être également beaucoup de demande pas mail de vos clients, elle pourra répondre aux clients rapidement, plus la réponse est rapide plus le clients est satisfait.

Un client mécontent, elle rappellera ce client pour discuter avec lui, l’écouter et trouver une solution.

 Et pour finir, l’assistante relancera par téléphone chaque facture impayée, c’est souvent un moyen rapide et efficace pour débloquer la situation.

Quelles sont mes références 

Assistantes administrative et commerciale depuis + de 20 ans, j’ai travaillé dans de nombreuses entreprises pour gérer le suivi de leurs clients.

Depuis le début de mon activité en 2015, j’ai accompagné dans le suivi de la clientèle:

Un déménageur .

Je rappelais toutes les personnes ayant fait des demandes de devis sur internet pour prendre un rendez-vous avec le commercial.

J’ai relancé également tout les devis en suivant, chose qu’il n’avait jamais fait, il a pu décrocher de nombreux contrat après cela.

Des petites agences immobilières en plein développement.
  • Pour l’une, je m’occupais principalement des acquéreurs.

Je rappelais les personnes ayant laissé des demandes de recherche, je remplissais leurs critères de recherche dans le CRM.

Un travail de qualification de fichier clients, il est très important d’avoir une bonne base de données acquéreur dans une agence.

C’était également, une charge de travail en moins pour cette petite agence qui à ses débuts préférait se consacrer à sa recherche de propriétaire et à ses estimations.

  • Pour l’autre, je m’occupe des propriétaires.

Le dirigeant m’a demandé de faire, les relances et la fidélisation de ses clients propriétaires.

 Je contacte les propriétaires quelques jours après l’envoi de leur estimation.

Je vois ce qu’ils en ont pensé, je note dans le CRM quand est-ce que leur projet devrait commencer et je me mets des alertes pour penser à les rappeler.

Régulièrement, je rappelle tous les propriétaires de la base de données pour voir où ils en sont de leur projet.

Ces relances  permettent de fidéliser sa clientèle, de rappeler aux prospects, le nom l’agence qui est passée leur faire une estimation,  de qualifier le fichier et parfois de décrocher un mandat de vente.


Pour conclure le suivi clientèle est une tâche qui représente une grosse charge de travail pour une entreprise

Qui peut être délégué en partie à une assistante indépendante.

Pour de plus amples information n’hésitez pas à me contacter, pour m’exposer vos besoins

 

Trouver une secrétaire – une Assistante indépendante

 

C’est la rentrée, vous avez pris la résolution de vous faire accompagner dans la gestion de votre entreprise, pour cette rentrée vous voulez:

Trouver une assistante, une secrétaire !

Vous ne recherchez pas une assistante comme les autres, vous cherchez une assistante indépendante, avec qui travailler, juste, quelques heures par semaines, par mois , une secrétaire freelance .

Votre besoin, c’est d’externaliser une partie de vos tâches administratives ou commerciales.

Il est temps de faire vos recherches ! Vous ne savez pas par ou commencer ..
Trop de choix sur internet, lorsque vous tapez secrétaire indépendante…

Alors comment faire pour trouver la bonne assistante indépendante, celle qui correspond à vos attentes.

Pour cela vous devez, vous posez, plusieurs questions.

Quels sont mes besoins ?

Vous cherchez une secrétaire, pour vous  accompagner dans la partie administrative, une assistante commerciale, juridique, médicale, une assistante pour gérer votre accueil  téléphonique…

Quelle type de tâches souhaitez-vous lui déléguer:

La prospection commerciale, les relances clients, la création de vos documents, la création de base de données clients, les recherches sur internet, la gestion de vos réseaux sociaux, la création de contenu pour alimenter votre Blog, la gestion de votre relation client( devis, commandes, factures, le service après vente),la gestion de vos agendas, de votre accueil téléphonique…

Connaitre vos besoins, va vous aidez à préparer une annonce, à trouver plus facilement votre secrétaire sur internet.

Vous allez pouvoir maintenant saisir dans la barre de recherche de votre navigateur  les bons termes, par exemple:

« assistante commerciale indépendante pour ma prospection téléphonique », « assistante administrative et commerciale indépendante », »secrétaire administrative et commerciale freelance »

N’oubliez  pas de saisir le mot indépendante ou freelance !!!

Une chose importante également que vous devez savoir, souhaitez-vous travailler à distance avec elle ou sur site, dans ce cas là, vous pourrez ajouter le département dans la barre de recherche.

Ou vais-je rechercher mon assistante ?

Internet est de nos jours, le meilleurs outil pour rechercher votre assistante indépendante.

Faites tout de même le tour de vos connaissances professionnelles, certaines travaillent peut être déjà avec une secrétaire freelance.

Elle ne vous correspondra peut être pas forcement, mais pourra eventuellement, vous mettre en contact avec une collègue .

Sur internet, vous pouvez commencer par rechercher sur un moteur de recherche.

Vous avez également de nombreux sites sur lesquels nous sommes inscrites comme la Fnae, Malt, Coworkeesfaites vous connaitre, freelance.com

Regardez également  sur les réseaux sociaux: Linkedin, Facebook

Sur les pages jaunes, sur les annuaires d’entreprises de votre ville

Généralement sur de nombreux annuaires, vous devrez saisir secrétaire indépendante pour nous trouver.

 

Comment choisir ma secrétaire freelance ?

L’importance de votre recherche de besoins et les termes que vous utiliserez pour rechercher votre secrétaire sur internet, va vous permettre de réduire vos contacts  à quelques assistantes .

Parmi les différents choix qui ressortent, sélectionnez en quelques unes, regardez leur site internet, les avis clients sur leurs sites, sur google.

Prenez un cahier pour prendre des notes et  ensuite, contactez les pour discuter avec elles de votre recherches, vous n’allez pas faire un entretien d’embauche, mais discuter avec une partenaire éventuelle de vos besoins, en discutant vous saurez si c’est la personne qui correspond à votre recherche.

J’insiste sur le fait de contacter l’assistante, par téléphone, vous pouvez faire un premier mail pour expliquer brièvement votre recherche et connaitre ses disponibilités mais l’entretien téléphonique est primordiale, pour la connaitre un peu mieux .

Vous en savez maintenant un peu plus sur les démarches à faire pour trouver votre secrétaire-assistante indépendante.

Contactez-moi si vous avez des besoins,

Je suis assistante administrative et commerciale indépendante, spécialisée dans la prospection B to B et les relances clients.

Je travaille principalement à distance et sur site en fonction de votre localité.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Donner une bonne image de votre entreprise à vos clients

Artisans, Entrepreneurs, Professions liberales, Commerçants

 

Vos demandes clients affluent parfois de tous les cotés, le téléphone, les mails, les réseaux sociaux , votre site internet… Vous devez être à l’écoute de tous vos clients, ce n’est pas toujours facile, mais pour être satisfait les clients attendent une réponse de votre part à leurs questions.

 

 Ne pas répondre à chaque message de demande clients, risque de donner une mauvaise image de votre entreprise.

 

 

Sachez-que votre entreprise doit être en permanence à la recherche de nouveaux clients, des clients qui prennent en compte la réactivité et l’écoute de leur interlocuteur.

 

Réactivité et écoute c’est:

 

– Faire le tri dans vos boites de messagerie, prendre le temps de contacter chaque client pour bien comprendre son besoin.

 – Rappeler les clients qui vous ont laissés un message téléphonique.

 – Répondre aux avis laissés par les clients sur internet ou sur les réseaux sociaux même s’ ils sont négatif.

 – Rappeler les clients après un devis, une estimation, des recherches, pour savoir ce qu’ils ont pensé de votre proposition.

 – Proposer à vos clients à la fin d’une vente de déposer un avis sur votre site, sur les pages jaunes, sur google ( beaucoup de personnes consultent les avis clientèles avant de contacter les entreprises).

 – Répondre à un client qui vous contacte pour un problème après la vente.

 

Il vous est parfois difficile de tout concilier, vous avez tellement de tâches à gérer en tant que chef d’entreprise.

 

 Pourquoi pas faire appel à une Assistante Administrative et Commerciale indépendante ?

 

Elle peut récupérer vos mails, faire du tri dans votre boite de messagerie, contacter chaque client pour connaître ses besoins, répondre aux avis de vos clients, gérer un problème de SAV avec un client ect… 

Aicpro est Assistante Administrative et Commerciale depuis plus de 20 ans, la relation client est son métier.

L’écoute et la réactivité sont ses priorités vis à vis de chaque client. 

 Aicpro peut vous aider à donner une bonne image de votre entreprise.

 Contactez-moi pour m’exposer vos besoins,Vous pouvez également consulter les tarifs . 

 

 

Déléguez la prise de vos rendez-vous à une assistante indépendante

Déléguer la prise de vos rendez-vous à une assistante freelance

vous permettra de gagne du temps, des clients de l’argent

Artisans, Chef d’entreprises, professions libérales.

 

Pour pouvoir vivre de votre activité, il vous faut toujours plus de clients.

Pour cela il faut prospecter, répondre aux demandes des clients, à leurs appels, prendre des rendez vous, faire des devis, des commandes etc.…

Il vous est parfois difficile de tout concilier.

Lorsque vous êtes sur un chantier, en consultation, ou en rendez -vous avec des clients.

Vous ne pouvez pas consacrer du temps aux autres clients potentiels.

pourtant ils sont importants, ils seront peut être vos futurs clients.

Votre solution, le soir plutôt que de rentrer retrouver votre famille, vous vous occupez:

De votre paperasse, vous récupérez vos mails, les messages sur le répondeur, vous contactez les clients, vous prenez des rendez vous, vous préparez des devis, des factures ect.. cela empiète sur votre vie privée.

 Une solution à moindre coût déléguez, la prise de vos rendez-vous

à une assistante Administrative et Commerciale Indépendante

 

Chefs d’entreprises, Artisans 

Vous avez sûrement, un site internet, vous êtes sur des réseaux sociaux, vous êtes peut-être inscrit sur des sites en ligne de demande de travaux.

Pour décrocher un rendez vous, il faut être rapide pour répondre aux demandes des clients, ceux-ci reçoivent en général deux, trois professionnels pour leur chantier, ils n’aiment pas avoir trop de devis.

Vous devez être le premier, voire le deuxième à contacter le client.

Alors pourquoi pas faire appel à une assistante indépendante, pour gérer la prise de vos rendez vous ?

Elle récupèrera vos mails, les demandes internet, les appels de vos clients lorsque vous êtes sur un chantier.

Elle contactera le client, rapidement, vous prendra un rendez- vous. Et surtout très important pourra assurer le suivi des devis, relancer les clients, quelques temps après le rendez-vous.

De nombreux clients sont indécis après avoir eu plusieurs devis, le fait de les rappeler fait souvent pencher la balance de votre coté.

 

Professions Libérales

 

Lorsque vous êtes en consultation, des patients peuvent vous contacter, laisser le répondeur est une solution, mais cela demande de rappeler rapidement.

Pourquoi pas transférer votre ligne à une assistante indépendante ?

Libérez-vous des appels ou demander à l’assistante de se déplacer dans votre établissement, l’assistante pourra également vous faire un peu d’administratif  en complément.

 


Aicpro c’est occupée de la prise des rendez-vous chez un artisan déménageur.

L’accroissement d’activité durant une certaine période ne permettait pas à sa secrétaire de gérer:

La prise de rendez vous, la relance des devis .

Décharger une partie du travail de sa secrétaire, aura permis à ce chef d’entreprise de rester en contact avec ses clients, de prospecter, de relancer les devis, et de ne pas perdre de clients.

 

Aicpro propose des forfaits aux clients, consulter les tarifs  ou contactez-moi pour m’exposer vos besoins .

 

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Professionnels déléguez une partie de vos tâches administratives et commerciales

 

Vous êtes fatigués de cette paperasse  !!! 

 

Après une dure journée, à gérer le quotidien de votre société la paperasse administrative, et commerciale ne vous permet plus de décompresser, elle empiète sur votre temps personnel !!

Que l’on soit professionnel ou particulier la paperasse administrative, commerciale donne souvent l’impression que l’on perd notre temps.
Pourtant une bonne gestion administrative et commerciale de son entreprise permet de faire des économies.
Votre temps est précieux, sachez le gérer efficacement :-) .

En tant que  patron vous vous dites que vous devriez  pouvoir vous consacrer à l’essentiel:
Gagner des clients, décrocher des contrats pour faire rentrer l’argent dans les caisses de la société.
Mais la partie administrative, commerciale, vous prend souvent trop de temps, et vous constatez que vous négligez l’essentiel de votre métier.
Les clients vous contactent, vous n’avez pas le temps de gérer chaque dossier au cas par cas, vous oubliez de les rappeler, du coup votre image et l’image de votre entreprise en prend un coup .
La solution serait d’embaucher une assistante commerciale, une secrétaire, mais ce n’est pas possible !!  votre entreprise ne peut pas financer un emploi sur l’année.

Pourquoi pas déléguer une partie de vos tâches administratives et commerciales à une assistante indépendante ?

 

Une assistante indépendante peut vous aider, dans de nombreuses tâches administratives et commerciales.
La plupart des assistantes sont polyvalentes et proposent des prestations variées de secrétariat et de gestion commerciale, pour vous donner une petite idée, de ces prestations, je vous propose de consulter ma page les prestations professionnelles sur mon site: http://aicpro.fr/assistante-independante/

 

« je suis intervenue  comme assistante indépendante dans une société de déménagement. Lors d'un surcroît d'activité , répondre au téléphone, prospecter de nouveaux clients, faire les devis, relancer les devis...devenait pour la secrétaire impossible, le patron ne pouvait pas réduire ses visites clientèles pour la soutenir. 
Mon intervention, quelques heures par semaine le matin durant cette période, a  permis  à l'entreprise de réduire ses frais sur l'année, tout en continuant d'accroître son activité
 "J'interviens régulièrement pour une agence immobilière, nous avons definis avec la gérante un nombre d'heures de travail à effectuer dans le mois, je travaille depuis mon domicile, je gère les acquéreurs de l'agence, je les contacte pour connaitre leurs critères de recherche, je fais des recherches de biens pour ces mêmes acquereurs, j'assiste aux réunions de l'agence.
Slibérer d'une partie de sa relation commerciale permet à la gérante et à ses conseillères de se consacrer aux clients vendeurs de biens."

Et vous  pensez-vous que le métier d’assistante indépendante  aide un chef d’entreprise  à se consacrer au cœur de son métier ?

Aide à accroître l’ activité de l’entreprise?